Kun taloyhtiössä on tunnistettu katon käytettävyyteen tai turvallisuuteen liittyvä puute, seuraava vaihe on kilpailutus. Tässä kohtaa ratkaistaan, korjataanko yksittäinen havainto vai rakennetaanko toimiva kokonaisuus. Kattoturvatuotteiden kilpailutus epäonnistuu tavallisimmin silloin, kun tarjouspyyntö tehdään liian yleisellä tasolla ja tarjoukset näyttävät vertailukelpoisilta ilman, että niiden sisältö on sama.

Isännöitsijän tehtävä on valmistella hallitukselle päätöspohja, jossa vaihtoehdot ovat aidosti vertailtavissa. Hallitus tekee hankintapäätöksen, mutta sen laatu riippuu siitä, miten hyvin puutteet, rajaukset ja vertailukriteerit on määritelty etukäteen.

Kilpailutus alkaa puutteiden täsmentämisestä

Kattoturvatuotteita ei usein kannattaisi kilpailuttaa pelkän yksittäisen havainnon perusteella. Puuttuva lumieste, vanhentunut kattosilta tai katkeava kulkureitti voi olla näkyvin ongelma, mutta taustalla saattaa olla laajempi kokonaisuus: huoltokohteille ei päästä loogisesti, suojaus ei kohdistu oikeisiin riskialueisiin tai nykyinen ratkaisu ei enää vastaa katon käyttötarvetta.

Ennen tarjouspyyntöä olisikin hyödyllistä täsmentää ainakin nämä asiat:

• mitä puutetta ollaan korjaamassa
• mihin huolto- ja tarkastuskohteisiin katolla täytyy päästä
• missä kohdissa suojausta tarvitaan katon alapuolisilla alueilla
• onko nykyisessä ratkaisussa puutteita sijoittelussa, kiinnityksissä tai kattotyypin soveltuvuudessa.

Nämä tiedot voidaan koota huoltohavainnoista, tarkastusraporteista, valokuvista ja tarvittaessa kohdekäynnillä tehdystä arviosta. Ilman tätä vaihetta tarjouspyyntö jää helposti tuoteluetteloksi, vaikka kyse on katon käytettävyydestä.

Tarjouspyynnön laajuus ratkaisee vertailun

Kattoturvatuotteiden kilpailutuksessa ongelma ei yleensä ole tarjousten puute vaan niiden erilainen sisältö. Hinnat ehkä näyttävät vertailukelpoisilta, vaikka ne eivät sitä ole.

Tarjouspyynnössä kannattaisi siksi avata vähintään nämä asiat:

• mitä tuotteita tai kokonaisuuksia tarvitaan
• mitä huoltokohteita ratkaisun pitää palvella
• mihin riskialueisiin suojaus kohdistetaan
• kuuluuko toimitukseen suunnittelu, asennus ja kiinnitykset
• arvioidaanko samalla nykyisten tuotteiden kunto ja yhteensopivuus

Mitä tarkempi rajaus on, sitä helpompi hallituksen on arvioida, mistä se todella päättää. Samalla vähenee riski sille, että halvin tarjous näyttää edulliselta vain siksi, että se sisältää vähemmän.

Vertailussa kannattaa arvioida käytettävyyttä

Kun tarjoukset ovat pöydällä, kannattaa arvioida, kuinka hyvin kukin ratkaisu palvelee katon todellista käyttöä. Tässä vaiheessa kannattaisi tarkastella ainakin tuotteiden sijoittelua, kiinnitystapaa, soveltuvuutta kattotyyppiin, huoltoreittien loogisuutta ja suojausalueiden kattavuutta.

Hallitukselle vietävä vertailu olisi hyvä rakentaa niin, että jokaisesta vaihtoehdosta käy ilmi, mitä puutetta se korjaa, mitä toimitukseen sisältyy ja miten ratkaisu toimii käytännössä huollon ja turvallisuuden kannalta. Näin päätös ei perustu vain tuoteluetteloon tai irralliseen hintariviin.

Hyvä kilpailutus tuottaa päätöksen, joka on perusteltavissa

Taloyhtiössä isännöitsijä ei päätä hankinnasta yksin. Hänen roolinsa on valmistella hallitukselle aineisto, jossa vaihtoehtojen erot ovat näkyvissä. Hallituksen tulisi tehdä päätös sen perusteella, parantaako ratkaisu katon käytettävyyttä riittävästi ja vastaako se taloyhtiön todellista tarvetta. Hyvä kilpailutus ei siis ole pelkkä hintakierros kattoturvatuotteille.